Google-документы как инструмент взаимодействия

HowTo Инструменты Экспедиции данных

Гугл-документы – это один из удобных инструментов онлайн-сотрудничества.

В преддверии дата-экспедиции, на всякий случай, несколько слов (и картинок) о том, как ими пользоваться.

Если у вас нет аккаунта Google, его нужно завести. Это можно сделать сразу через страницу документов Google.

После этого с любой странице Гугла можно легко выйти в документы.

ggdocs

Теперь можно создавать документы разных форматов. Никаких особенных премудростей тут нет.

gdocs1

Поэтому мы сразу перейдем к разговору о том, как их можно использовать для сотрудничества. Во-первых, можно открывать доступ к документу другим пользователям. Во-вторых, свои и чужие документы можно комментировать.

Как предоставить доступ к документу

В правом верхнем углу любого документа есть кнопочка «Настройки доступа»

gdocs2

По умолчанию каждый новый созданный документ доступен только тому, кто его создал. Чтобы предоставить другим пользователям доступ к нему, нужно изменить эти настройки, нажав на эту кнопочку. После этого Гугл открывает диалоговое окно, в котором можно настроить параметры доступности.

gdocs3

Можно предоставить доступ адресно, введя адреса конкретных пользователей в соответствующую строку внизу. Здесь же, справа от строки, можно нажать на кнопочку и выбрать, какие права будут у этих пользователей.

gdocs4

«Редактор»: пользователь может изменять документ по своему усмотрению.
«Может оставлять комментарии»: всё прозрачно. В Гугл-документы встроена очень удобная функция комментирования, о которой мы поговорим чуть позже. Иными словами, пользователь не может менять документ, но может оставлять комментарии. Это особенно удобно для рецензирования чьих-то индивидуальных проектов.
«Читатель»: пользователь может только просматривать документ, но не может ни менять его, ни комментировать.

Второй способ настройки доступа – задать более общие условия в разделе «Уровни доступа».

gdocs5

gdocs6

Тут есть три уровня доступа, и каждый из них снабжен вполне внятным описанием. Единственно, надо не забывать, что и здесь, как и в предыдущем случае, можно выбрать, какими правами снабдить пользователей.

gdocs7

Теперь несколько слов о комментировании.

Комментировать, как следует из вышесказанного, помимо создателя документа, могут пользователи с правами редактирования и комментирования. Чтобы оставить комментарий, нужно сначала выделить фразу, к которой надо сделать комментарий, щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенному и выбрать в меню «комментарий».

gdocs8

gdocs9

В итоге получается что-то в этом роде.

gdocs10

На комментарий можно ответить, щелкнув по нему мышью:

После того как дискуссия себя исчерпала, её можно скрыть, чтобы не загромождала пространство, щелкнув по кнопке «вопрос решен».

gdocs12

Аналогичным способом комментируется Гугл-таблица, только вместо строчек выделять надо ячейки.

gdocs13